5 cách quản lý thời gian cho người bận rộn

Trong nhịp sống bận rộn, quản lý thời gian không chỉ là làm được nhiều việc hơn, mà là làm đúng việc vào đúng lúc với ít hao tổn nhất. Bài viết này tổng hợp 5 phương pháp thực chiến, dễ áp dụng cho lịch làm việc dày đặc: Ma trận Eisenhower, Time Blocking, Pomodoro, Batching và Quy tắc 2 phút. Mỗi mục đều có hướng dẫn nhanh, ví dụ và lỗi thường gặp để bạn triển khai ngay hôm nay.

1) Ma trận Eisenhower: Ưu tiên việc đúng

Tác dụng: Tách bạch Khẩn cấp vs Quan trọng để không “chữa cháy” cả ngày.

Cách làm (3 bước):

1. Liệt kê tất cả việc hôm nay.
2. Chia vào 4 ô:
   • Q1: Khẩn cấp & Quan trọng → làm ngay.
   • Q2: Không khẩn cấp & Quan trọng → chặn lịch (time block).
   • Q3: Khẩn cấp & Không quan trọng → ủy quyền/giảm.
   • Q4: Không khẩn cấp & Không quan trọng → loại bỏ.
3. Bắt đầu từ Q1, sau đó bảo vệ thời gian cho Q2 (việc tạo giá trị dài hạn).

Ví dụ nhanh: Viết báo cáo cuối ngày (Q1), tập thể dục/đọc sách (Q2), họp không cần bạn (Q3), lướt mạng vô thức (Q4).

Lỗi thường gặp: Dồn quá nhiều việc vào Q1; bỏ qua Q2 khiến tuần nào cũng “cháy”.

2) Time Blocking: Lịch khối cho công việc sâu

Tác dụng: Tập trung theo khối thời gian thay vì nhảy việc.

Cách làm:

• Chọn 2–4 khối Deep Work (45–90 phút) trong ngày.
• Chặn lịch cho email/chat gộp (ví dụ 2 khung 20–30 phút).
• Đặt buffer 10–15 phút giữa các khối để chuyển ngữ cảnh.

Mẹo năng suất:

• Gán mục tiêu đầu ra cho mỗi block (ví dụ: “viết xong phần 1”).
• Đóng thông báo, dùng 1 thiết bị đếm giờ.
• Kết hợp Eisenhower để quyết định việc nào được “block” trước.

Lỗi thường gặp: Lấp đầy lịch không có buffer → dễ vỡ kế hoạch.

3) Pomodoro 25–5: Chống trì hoãn, giữ nhịp

Tác dụng: Cắt nhỏ việc để bắt đầu dễ và duy trì đều.

Cách làm:

• 1 phiên = 25 phút làm việc + 5 phút nghỉ. Lặp lại 4 phiên → nghỉ dài 15–20 phút.
• Chỉ chọn 1 đầu việc/phiên; viết ra “xong = gì?”.

Khi nào dùng:

• Bắt đầu việc khó, tránh trì hoãn.
• Công việc lặp lại cần nhịp ổn định (đọc, ôn, nhập liệu).

Lỗi thường gặp: Nghỉ 5 phút nhưng… cầm điện thoại → trôi luôn 30 phút.

4) Batching: Gom việc giống nhau để chạy “mượt”

Tác dụng: Giảm chi phí chuyển ngữ cảnh bằng cách xử lý theo lô.

Cách làm:

• Gom email vào 1–2 khung/ ngày (không check lặt vặt).
• Gom cuộc gọi/việc vặt vào 1 lô liền nhau.
• Gom công việc sáng tạo theo cụm: nghiên cứu → phác thảo → viết → biên tập (mỗi khối 45–90 phút).

Lỗi thường gặp: Gom quá nhiều loại việc khác nhau → vẫn phải chuyển ngữ cảnh.

5) Quy tắc 2 phút: Quyết định siêu nhanh

Tác dụng: Quét sạch việc lặt vặt, giữ bàn làm việc và đầu óc thoáng.

Cách làm:

• Nếu làm ≤ 2 phút → làm ngay (trả lời email “đồng ý”, lưu file đúng thư mục, đặt lịch nhắc).
• Nếu >2 phút → đưa vào Eisenhower và Time Blocking.

Lưu ý: Đừng để “2 phút” kéo dài thành 10–15 phút. Giữ kỷ luật!

Mẫu lịch 1 ngày (tham khảo)

Khung giờ	Việc chính	Ghi chú
07:30–08:00	Lập Ma trận Eisenhower	Q1/Q2 rõ ràng
08:00–09:30	Deep Work – Viết phần 1	Time Blocking
09:30–09:45	Nghỉ & vận động nhẹ	Buffer
09:45–10:10	Email/Chat (Batching)	25 phút Pomodoro
10:15–11:45	Deep Work – Viết phần 2	Time Blocking
14:00–15:30	Nghiên cứu/đọc tài liệu	Pomodoro ×3
16:00–16:20	Email/Chat (Batching)	Lần 2
16:20–16:40	2-minute sweep	Quét việc lặt vặt
20:00–20:20	Tổng kết & lập kế hoạch ngày mai	Bảo vệ Q2

Checklist nhanh (in ra & dán cạnh bàn)

• Việc hôm nay đã phân Q1/Q2/Q3/Q4 chưa?
• Có ít nhất 2 khối Deep Work 45–90 phút?
• Email/Chat gộp 2 lần/ngày tối đa?
• Mỗi việc dài đều có phiên Pomodoro rõ mục tiêu?
• 2-minute sweep trước khi kết thúc ngày?

FAQ ngắn

1) Nếu lịch họp dày đặc thì sao?
Giữ 1 khối Deep Work trước 10:00. Nếu không thể, dùng Pomodoro 15–5 vào khoảng trống 20–30 phút.

2) Có thể dùng đồng thời Pomodoro & Time Blocking?
Có. Block xác định phạm vi; Pomodoro giữ nhịp trong block.

3) Dụng cụ gợi ý (tùy chọn):
Calendar (Google/Apple), đồng hồ bấm giờ, ứng dụng ghi việc (Notion/Todoist), bảng trắng nhỏ để đánh dấu Q1–Q4.